Aplicación del PMBook en la gestión de adquisiciones en la Oficina de Administración de Proyectos de la PUCP 2016 - 2018

Abstract

El presente trabajo académico es una monografía en base a la resolución N° 119-2020-CUUNALM y a la guía para la elaboración de la monografía del trabajo de suficiencia profesional proporcionada por la facultad de Economía y Planificación. El presente bachiller en ciencias-ingeniería en Gestión Empresarial participó como asistente en el área de personal y operaciones de la oficina de administración de proyectos (OAP) en la Pontificia Universidad Católica del Perú (PUCP) durante el periodo 2016-2018, y gestionó un conjunto de 59 proyectos de investigación en las distintas unidades académicas (véase el anexo 1). A inicios de este periodo se encontró que existía por lo menos un 8% de proyectos de investigación que seguían ejecutándose fuera de la fecha de cierre según las actas de inicio, además había correos institucionales de reclamos que realizaban los investigadores, debido a los extensos tiempos de atención para gestionar los distintos requerimientos como bienes, servicios, materiales de laboratorio, etc. que impedían cerrar los proyectos en los plazos establecidos. El problema principal encontrado fueron los errores en el proceso administrativo de gestión de las adquisiciones en las unidades y departamentos académicos de la PUCP respecto a los proyectos de investigación, estos errores fueron cometidos por los gestores de investigación de las respectivas unidades y departamentos académicos. Por este motivo la Jefatura de la OAP decide contratar al presente profesional para que gestione los requerimientos de adquisiciones mediante la metodología del PMBOK en la OAP. Como resultados se redujo el tiempo promedio de atención de los requerimientos a 24 horas, capacitar a los nuevos gestores de investigación e investigadores de las distintas unidades académicas, mediante talleres con materiales digitales personalizados para orientar sobre los correctos procedimientos a seguir para la atención de requerimientos de bienes y servicios.

This academic work is a monograph based on resolution N ° 119-2020-CU-UNALM and the guide for the preparation of the monograph of the professional sufficiency work provided by the Faculty of Economics and Planning. The present bachelor of science-engineering in Business Management participated as an assistant in the personnel and operations area of the project administration office (OAP) at the Pontifical Catholic University of Peru (PUCP) during the period 2016-2018, and managed a set of 59 research projects in the different academic units (see annex 1). At the beginning of this period, it was found that there were at least 8% of research projects that continued to be executed outside the closing date according to the initiation minutes, in addition there were institutional emails of claims made by the researchers, due to the longtime of attention to manage the different requirements such as goods, services, laboratory materials, etc. that prevented closing the projects within the established deadlines. The main problem found were the errors in the administrative process of procurement management in the academic units and departments of the PUCP with respect to research projects, these errors were made by the research managers of the respective academic units and departments. For this reason, the OAP Headquarters decides to hire this professional to manage the procurement requirements through the PMBOK methodology at the OAP. As a result, the average time to attend to requirements was reduced to 24 hours, training new research managers and researchers from the different academic units, through workshops with personalized digital materials to guide on the correct procedures to follow to attend to requirements of goods and services.